O Certificado Digital existe para facilitar sua vida e evitar que você perca tempo fazendo presencialmente muita coisa que pode resolver online, de maneira mais prática e segura.

Reconhecimentos de firma, entrega de documentos e idas ao banco, por exemplo, podem ser substituídas por transações online com garantia da autenticidade e segurança nas informações trocadas.

Se seu certificado é operado por seu contador, não se preocupe! A maioria das transações mais sérias e complexas, além da autenticação com o certificado digital, costuma acompanhar validações de identidade por chamadas de vídeo ou coleta de biometria facial por foto (muitas vezes portando o documento de identificação ao lado do rosto).

Algumas das atividades que podem ser realizadas através do uso de um Certificado Digital são:

– Assinatura e envio de documentos pela internet;

– Realização de transações bancárias;

– Envio de declarações da sua empresa;

– Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;

– Realização de transações bancárias;

– “Login” em ambientes virtuais com segurança;  

– Diversos processos cartoriais e notariais de maneira virtual, sem se deslocar;

E tudo isso pode ser feito com benefícios e garantias como:

– Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos;

– Desburocratização de processos uma vez que dispensa reconhecimento de firmas;

– Economia de tempo, já que os serviços são realizados pela internet;

Vale lembrar que para diversas empresas, o certificado digital não é apenas uma opção com benefícios, mas uma obrigação. Mas vale sempre estar à par dos diversos usos, para que além da obrigatoriedade você saiba tirar o melhor proveito possível desta ferramenta.

Empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como para todas as inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a fazer uso do Certificado Digital. (As empresas inscritas no Simples, como não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, não precisam de certificação digital).

As nomenclaturas A1 e A3, apesar de serem referidas muitas vezes como “modelos” ou “tipos”, são, na verdade, níveis de segurança:

Em resumo, o certificado A1 é um arquivo digital armazenado diretamente no computador do usuário, e portanto, depende diretamente da segurança deste meio.

É o modelo mais utilizado por ser flexível e amplamente aceito pela maioria dos sistemas e tem a validade máxima de 12 meses.

Já o certificado A3 tem suas chaves geradas e armazenadas dentro de hardwares criptográficos próprios para o fim, como os tokens e cartões. Os certificados armazenados nestes tipos de hardware não podem ser replicados ou copiados para fora deste meio e tem seu uso protegido por senha. Por oferecerem mais “camadas” de segurança, podem ter validade de até 36 meses, e podem ser utilizados para realizar a Renovação On-line, que permite o uso do próprio certificado do titular, desde que ainda dentro da validade, para assinar e validar a emissão de um novo certificado digital, excluindo a necessidade de validações mais extensas, como a validação presencial ou videoconferência.

Existem diferenças quanto ao armazenamento do Certificado e o uso. O e-CPF A3 é armazenado em Token ou Smartcard (que precisa de leitora) e permite acesso a diversos sistemas governamentais e assinatura de documentos através do Adobe.

Já o certificado em nuvem Bird ID, além de partilhar dos mesmos usos do A3 convencional, permite maior mobilidade, flexibilidade e segurança, por não ser armazenado em um dispositivo físico, mas em um servidor em nuvem. 

O certificado digital em nuvem é o único modelo de certificado que pode ser utilizado diretamente em um celular ou tablet, além do computador, e seu “token” é um aplicativo de celular, que evita problemas com mídias criptográficas esquecidas ou perdidas e permite uma grande flexibilidade quanto à troca de aparelhos celulares.

Assim como a autenticação e validação de identidade em diversos portais, uma das utilizações do certificado digital é a assinatura digital em documentos, seja através de plataformas web ou diretamente em arquivos de extensão .PDF.

Em resumo: A assinatura digital é apenas uma das diversas utilizações do certificado digital!